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Phebo è uno strumento per il controllo di gestione che permette di impostare il Budget Previsionale e di riscontrarlo periodicamente con i dati contabili.

Phebo è modellabile sulle diverse realtà attraverso un processo di configurazione e di specializzazione dei dati e dei calcoli, adattandosi in tal modo ad aziende appartenenti a diversi comparti sia strutturate che di tipo “padronale”.

PheBo e’ facile da usare come un foglio Excel, è molto versatile perché permette all’utente di personalizzare i report in funzione delle sue esigenze ed è molto efficiente perché assicura la consistenza dei dati e il loro versionamento.

PheBo è un sistema fruibile via Web ed è disponibile in modalità residente o remota.

La pianificazione del budget e il suo riscontro periodico con i dati contabili sono processi indispensabili per monitorare l’ efficienza di ogni azienda nel raggiungimento degli obiettivi prefissati. Tuttavia tali processi richiedono tempo e risorse per raccogliere e processare i dati necessari e sono quindi spesso non attuati o realizzati con strumenti elementari (tipicamente il foglio Excel) che presentano limiti indubbi di versatilità e di efficienza.

L’approccio al processo di pianificazione del budget può essere bottom-up o top-down: ci sono aziende nelle quali il budget viene stilato dai livelli gerarchici più bassi e validato dai più alti (bottom-up) o altre aziende nelle quali il budget viene realizzato centralmente dal top management e poi diramato ai livelli gerarchici più bassi (top-down) se presenti. Nella maggior parte delle aziende il processo ha un approccio misto ed iterativo, ossia il risultato finale è frutto di una collaborazione in più passaggi tra livelli operativi e livelli decisionali. In questo approccio Phebo offre tutti gli strumenti per tenere traccia e gestire molteplici versioni permettendo di effettuare simulazioni in diversi scenari.

Gli attori del processo di pianificazione sono tipicamente di due tipi: responsabile di centro (centro di costo o centro di ricavo) e Controller. Phebo supporta questo paradigma permettendo di configurare e profilare gli Utenti del sistema e assegnare loro un differenziato accesso alle funzionalità e differenti domini di operatività.

Dal processo di pianificazione del budget economico deriva anche la determinazione del budget finanziario ossia la proiezione del flusso di cassa in base ai dati previsionali. Tale calcolo viene effettuato in automatico da Phebo ed è oggetto di una fase anch’essa iterativa, poiché la pianificazione finanziaria sviluppata a valle della pianificazione economica può evidenziare la necessità di apportare dei correttivi al budget se il flusso di cassa non risulti sostenibile. Da qui la necessità di gestire in modo efficace il versionamento delle varie componenti del budget per arrivare al budget definitivo senza perdita di dati o errori nella composizione.

Il flusso di controllo prevede che periodicamente il Controller effettui la comparazione dei dati di Budget con il conto economico dell’esercizio in corso.

Tale processo è denominato Rolling Forecast e Phebo offre tutti gli strumenti per eseguire:

• Caricamento del Bilancio Parziale
• Funzione automatica di riconciliazione della stagionalità
• Evidenziazione degli scostamenti
• Forecast a fine esercizio
• Report comparativi
• Inserimento di correttivi

Le informazioni di base con  cui il sistema Phebo  deve essere configurato sono: Utenti abilitati, Centri di costo, Conti, Superconti, Modelli di distribuzione, Voci di Cassa e Formule

In dettaglio:

• gli utenti : sono le persone che possono avere accesso al sistema ed hanno il ruolo come caratteristica determinante, essendo Phebo un sistema “profilato”;

• i centri di costo/ricavo:  sono le strutture dell’azienda che hanno capacità di spesa o di ricavo: tipicamente ogni centro di costo è legato a uno o più utenti con ruolo di leader che possono redarre la programmazione del relativo budget.

• i conti: sono le voci di conto economico e sono divise in voci di spesa o di ricavo e raggruppati in viste (superconti). Caratteristiche determinanti del conto sono i modelli di distribuzione della competenza e della cassa, ossia la stagionalità contabile (competenza) e finanziaria (cassa); possono essere specifici per centro di costo, legati a piu’ centri di costo o trasversali su tutti i centri di costo.

• le voci di cassa: sono le voci in cui si vanno a raggruppare pagamenti e incassi nella proiezione del budget finanziario; ad ogni voce di cassa e’ associato un opportuno modello di distribuzione.

• le formule: sono le regole con le quali vengono calcolati i conti tra loro dipendenti, possono avere fino a 12 operatori logici e rispettano le sintassi di excel

Nell’esempio si ha una schermata di pianificazione, nello specifico la pianificazione delle spese generali. L’utente può lavorare puntualmente su ogni dato oppure importare (notare i bottoni sfoglia/carica) l’intero prospetto da foglio excel

Nell’esempio si vede come Phebo permetta di fare l’analisi comparativa tra situazioni differenti: è da notare che gli elementi di confronto possono essere fino a tre (due nell’esempio) e possono essere sia Budget previsionali che Forecast che Estratti contabili che una combinazione dei tre.

Nell’esempio si ha una schermata di proiezione finanziaria calcolata da Phebo sulla base dei modelli di stagionalità configurati. È da notare che Phebo desume il piano finanziario tenendo conto anche dell’iva e calcola gli interesse se sono impostati dei valori che rappresentano l’esposizione finanziaria a inizio esercizio e il costo medio del denaro.

Nell’esempio si ha una schermata di riscontro periodico calcolato da Phebo sulla base del budget previsionale, dell’estratto della contabilità e dei modelli di stagionalità configurati. È da notare che Phebo riaggiusta la competenza mensile ove possibile e segnala le condizioni di allarme (esempio il dato estratto dalla contabilità maggiore del budget).

L’utente può modificare la distribuzione della competenza futura in due modalità: conto per conto e trimestre (prossima schermata)